Algemene Voorwaarden – LodgePilot BV

Laatst bijgewerkt: 29 april 2025

Toegang tot en gebruik van de SaaS-diensten (“Dienst”) die LodgePilot BV, met maatschappelijke zetel te Brusselseheerweg 24, 9400 Ninove, België (BTW BE1017745081) aanbiedt, zijn uitsluitend onderworpen aan deze Algemene Voorwaarden. Door een klantenaccount ("Account") aan te maken op lodgepilot.com of de Dienst op welke wijze dan ook te gebruiken, aanvaardt u deze Algemene Voorwaarden, het Privacybeleid en – indien van toepassing – de Verwerkersovereenkomst (“DPA”). Indien u niet akkoord gaat, dient u het gebruik onmiddellijk te staken.

1. Definities

“LodgePilot”, “wij”, “ons” of “onze”: LodgePilot BV.

“Diensten”: alle software-as-a-service-producten en -functionaliteiten die door LodgePilot worden geleverd, waaronder – maar niet beperkt tot – het aanmaken en hosten van boekingswebsites, kanaal- & kalender-synchronisatie, beheer van reserveringen & betalingen, en communicatietools.

“Klant” of “u/uw”: iedere natuurlijke of rechtspersoon die een Account registreert en/of de Dienst gebruikt.

“Account”: het gebruikersaccount waarmee toegang tot de Dienst wordt verkregen.

“Website”: iedere (sub)website die met de Dienst wordt gecreëerd.

“Eigendom”: iedere accommodatie die via de Dienst wordt beheerd.

“Inhoud”: alle data (tekst, afbeeldingen, video's, etc.) die via de Dienst wordt geüpload of verzonden.

“Klantinhoud”: alle Inhoud die door de Klant of diens gebruikers wordt toegevoegd.

“Abonnementsvergoeding”: de vooraf betaalbare vergoeding voor het gekozen abonnement.

“Boekings- of Transactiekosten”: eventuele kosten per boeking of betaling indien van toepassing.

“Initiële Termijn”: de eerste contractduur; “Vervolgtermijn”: iedere automatische verlenging daarna.

2. De Dienst

LodgePilot levert een online platform ter ondersteuning van de dagelijkse operationele en commerciële activiteiten van verhuurders van accommodaties. LodgePilot is geen eigenaar of beheerder van de geadverteerde accommodaties en treedt niet op als partij in huurovereenkomsten tussen Klant en hun gasten.

3. Geschiktheid

U moet minimaal achttien (18) jaar oud zijn en – indien u namens een rechtspersoon handelt – rechtsgeldig bevoegd zijn om deze te binden. Door een Account te registreren, verklaart u dat u aan deze voorwaarden voldoet en de verplichtingen uit deze Algemene Voorwaarden begrijpt.

4. Accountregistratie & integriteit

4.1 Tijdens registratie verstrekt u correcte, actuele en volledige informatie. Accounts met andermans gegevens, handelsmerken van derden of ongepaste/vulgare benamingen kunnen door LodgePilot zonder vooraankondiging worden opgeschort of beëindigd.

4.2 Indien een organisatie meerdere gebruikerslicenties krijgt, mag elke licentie slechts door één (1) natuurlijke persoon gebruikt worden en mag zij niet worden gedeeld.

4.3 Indien u vermoedt dat onbevoegden toegang hebben tot uw Account-gegevens, dient u LodgePilot onmiddellijk te informeren. Wij kunnen aanvullende verificatie eisen.

5. Beperking van bedrijfsactiviteiten

LodgePilot biedt enkel software-tools. Wij zijn niet aansprakelijk voor contractuele of wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit verhuurtransacties tussen Klant en (potentiële) gasten.

6. Gebruik van de Dienst

De Dienst mag uitsluitend worden gebruikt voor het legitiem beheren en promoten van accommodaties. Elke vorm van misbruik, misleiding of onwettige activiteit leidt tot (tijdelijke) opschorting of beëindiging van het Account.

7. Proefperiode

LodgePilot kan naar eigen inzicht een gratis proefperiode aanbieden. Zonder upgrade naar een betaald abonnement wordt de toegang na afloop van de proefperiode automatisch beëindigd en kan data permanent worden verwijderd.

8. Prijzen, plannen & betalingen

8.1 Actuele tarieven en functies staan op lodgepilot.com/pricing.

8.2 LodgePilot behoudt zich het recht voor om prijzen, plannen en aangeboden functies op elk moment aan te passen, zonder voorafgaande kennisgeving. Voortgezet gebruik van de Dienst na een wijziging geldt als aanvaarding.

8.3 Alle vergoedingen zijn bij vooruitbetaling verschuldigd en niet restitueerbaar, behoudens dwingend recht.

9. Up- & downgrade

U kunt uw abonnement op elk moment via de applicatie upgraden of downgraden. Bij een downgrade bent u zelf verantwoordelijk voor mogelijk verlies van functionaliteit of data.

10. Annulering

10.1 U kunt uw Account te allen tijde annuleren via de daartoe voorziene functie in de applicatie.

10.2 Annuleringen via e-mail, telefoon of andere kanalen zijn ongeldig.

10.3 Er wordt geen restitutie verleend voor ongebruikte (resten van) abonnementsperioden.

11. Technische ondersteuning

Ondersteuning wordt primair verleend via e-mail ([email protected]) en, indien beschikbaar, via andere online kanalen. LodgePilot behoudt zich het recht voor om beperkte ondersteuning te bieden aan gratis of proefaccounts.

12. Verboden gebruik

U stemt ermee in om onder andere het volgende niet te doen:

• andere gebruikers lastigvallen, bedreigen of misleiden;
• onwettig, obsceen, discriminerend of anderszins verwerpelijk materiaal plaatsen of verspreiden;
• persoonsgegevens van derden zonder toestemming verzamelen;
• virussen, wormen, malware of ander kwaadaardig script uploaden of verzenden;
• reverse-engineeren, scrapen of geautomatiseerde toegang (robots, crawlers) toepassen;
• spam of bulkberichten versturen. Voor elke overtreding hiervan is een forfaitaire schadevergoeding van vijftig (50) euro verschuldigd;
• enige handeling stellen die de integriteit, veiligheid of prestaties van de Dienst schaadt.

Deze lijst is niet limitatief. Bij overtreding kan LodgePilot Inhoud verwijderen en/of Accounts zonder voorafgaande kennisgeving opschorten of beëindigen.

13. Inhoud & eigendomsrechten

13.1 U behoudt alle eigendomsrechten op uw Klantinhoud.

13.2 U verleent LodgePilot een niet-exclusieve, wereldwijde licentie om Klantinhoud te hosten, weergeven, kopiëren, vertalen en distribueren voor zover nodig om de Dienst te leveren en te promoten.

13.3 U garandeert dat uw Klantinhoud geen rechten van derden schendt en vrijwaart LodgePilot tegen alle aanspraken hieruit voortvloeiend.

14. Auteursrecht & meldingen

LodgePilot tolereert geen inbreuk op auteursrechten. Eigenaars die menen dat hun rechten zijn geschonden, kunnen contact opnemen via [email protected]. Na verificatie wordt de betwiste inhoud zo spoedig mogelijk verwijderd.

15. Toezicht op inhoud

LodgePilot monitort de Dienst niet actief, maar behoudt zich het recht voor om Inhoud te onderzoeken en/of te verwijderen wanneer dat noodzakelijk wordt geacht.

16. Back-ups & beschikbaarheid

LodgePilot streeft naar maximale beschikbaarheid en onderhoudt een geautomatiseerd back-up systeem. Desondanks kan onvoorziene downtime optreden. Restituties worden niet verleend voor uitval veroorzaakt door derden of overmacht.

17. Beëindiging

17.1 LodgePilot kan uw Account (en data) onmiddellijk beëindigen bij schending van deze Algemene Voorwaarden.

17.2 Na beëindiging blijft u aansprakelijk voor openstaande bedragen en blijven bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om voort te duren (o.a. aansprakelijkheidsbeperking, schadeloosstelling) van kracht.

18. Disclaimer

De Dienst wordt geleverd "as is" en "as available". LodgePilot garandeert geen ononderbroken, foutloze werking en wijst alle expliciete of impliciete garanties af.

19. Beperking van aansprakelijkheid

De totale aansprakelijkheid van LodgePilot, haar werknemers en partners is beperkt tot het totaalbedrag aan Abonnementsvergoedingen dat u in de drie (3) maanden voorafgaand aan het schadevoorval aan LodgePilot heeft betaald. LodgePilot is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst, behalve wanneer wettelijk verboden.

20. Schadeloosstelling

U vrijwaart LodgePilot, haar gelieerde ondernemingen, bestuurders en werknemers tegen alle claims, schade, verplichtingen en kosten (inclusief redelijke advocaatkosten) die voortvloeien uit of verband houden met (i) uw gebruik van de Dienst in strijd met deze Algemene Voorwaarden of toepasselijke wetgeving, of (ii) enige inbreuk door u op rechten van derden.

21. Persoonsgegevens

LodgePilot verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR. U treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor gastgegevens; LodgePilot is verwerker zoals uiteengezet in de DPA.

22. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertraging of tekortkomingen veroorzaakt door omstandigheden buiten redelijke controle, zoals natuurrampen, overheidsmaatregelen, internet- of stroomstoringen en arbeidsconflicten.

23. Wijzigingen

LodgePilot kan deze Algemene Voorwaarden wijzigen met een kennisgeving van dertig (30) dagen. Voortgezet gebruik na de wijzigingsdatum geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.

24. Scheidbaarheid

Indien enige bepaling ongeldig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht en wordt de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling die het oorspronkelijke doel het dichtst benadert.

25. Afstand van rechten

Het niet afdwingen van (een deel van) deze Algemene Voorwaarden houdt geen afstand van recht in.

26. Volledige overeenkomst

Deze Algemene Voorwaarden vormen, samen met de Privacyverklaring, de volledige overeenkomst tussen u en LodgePilot en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken.

27. Kennisgevingen

Alle kennisgevingen worden elektronisch verstuurd naar het e-mailadres gekoppeld aan uw Account of via meldingen in de applicatie.

28. Overdraagbaarheid

U mag uw rechten of verplichtingen onder deze Algemene Voorwaarden niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van LodgePilot. LodgePilot kan haar rechten en verplichtingen vrijelijk overdragen in het kader van een fusie, overname of verkoop van activa.

29. Rechten van derden

Deze Voorwaarden verlenen geen rechten aan derden, behalve waar uitdrukkelijk vermeld.

30. Toepasselijk recht & bevoegde rechtbank

Op deze Voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel.

Verwerkersovereenkomst

Laatst bijgewerkt: 29 april 2025

Deze Verwerkersovereenkomst (“Addendum”) vormt een aanvulling op de Algemene Voorwaarden (“Hoofdovereenkomst”) op lodgepilot.com/terms tussen de Klant (“Verwerkingsverantwoordelijke”) en LodgePilot BV (“Verwerker”). Het regelt onze rollen en verantwoordelijkheden onder de AVG.

1. Definities & Reikwijdte

Belangrijke AVG-termen (bijv. “Persoonsgegevens”, “Verwerking”, “Subverwerker”) hebben hun gebruikelijke EU-definities. De Verwerker zal Persoonsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke (Gasten en Eigenaren) alleen verwerken om de Diensten te leveren en te ondersteunen.

2. Gegevensverwerking

Doeleinden: Om de Diensten te leveren en te verbeteren, de activiteiten van de Klant te ondersteunen en accounts te beveiligen.

Doorgiften: Verwerkingsverantwoordelijke autoriseert doorgiften onder AVG-waarborgen.

Subverwerkers: Verwerker mag AVG-conforme subverwerkers inschakelen; Verwerkingsverantwoordelijke kan hun identiteit opvragen.

3. Beveiliging & Vertrouwelijkheid

Verwerker implementeert passende technische en organisatorische maatregelen (bijv. versleuteling, toegangscontrole, regelmatige tests) om Persoonsgegevens te beschermen.

4. Rechten van Betrokkenen & Inbreuken

Verwerker helpt Verwerkingsverantwoordelijke bij het beantwoorden van verzoeken van Betrokkenen en stelt Verwerkingsverantwoordelijke binnen 48 uur op de hoogte van een inbreuk op persoonsgegevens, met de nodige details.

5. Gegevensbewaring & Verwijdering

Bij beëindiging worden Persoonsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke geretourneerd of veilig verwijderd, tenzij bewaring wettelijk vereist is.

6. Voorwaarden & Beëindiging

Dit Addendum eindigt samen met de Hoofdovereenkomst, maar gegevensbeschermingsverplichtingen blijven bestaan.

Inconsistenties: dit Addendum prevaleert met betrekking tot AVG-naleving.

Toepasselijk recht: Belgisch recht (volgens Hoofdovereenkomst).

TER BLIJKE WAARVAN wordt dit Addendum hierbij opgenomen in de Hoofdovereenkomst vanaf de datum waarop de Klant voor het eerst de Diensten heeft afgenomen.